Przedmiotem rozważań będzie wskazanie jakie konsekwencje prawne wiążą się z tym, że w postępowaniu sądowym wspólnotę mieszkaniową reprezentuje pełnomocnik, który nie jest adwokatem lub radcą prawnym. Problem ten jest istotny, ponieważ jeśli pełnomocnik nie zostanie należycie ustanowiony może dojść do nieważności postępowania a to będzie miało negatywne skutki na gruncie finansowym. W związku z tym już na etapie wybierania pełnomocnika należy zadbać o należytą staranność. Pełnomocnikiem może być taka osoba, która sprawuje zarząd majątkiem lub interesami wspólnoty mieszkaniowej. Przede wszystkim ustawodawca ma tutaj na myśli zawodowych pełnomocników, ale do działania uprawnia również grupy osób, które mają powiązanie z przedmiotem sprawy o charakterze funkcjonalnym.
Umożliwienie takiego występowania innym osobom odnosi się do potrzeb gospodarczych. Sąd Najwyższy podkreśla jednak, że w przypadku takich pełnomocników będą występowały pewne ograniczenia. W pewnych sytuacjach dopuszczenie pełnomocników nie będzie możliwe, ponieważ mogłoby to prowadzić do ograniczenia sprawności działania wymiaru sprawiedliwości a co za tym idzie mogłyby rodzić się z tego niekorzystne skutki społeczne. Kluczowa będzie tutaj zdolność zleceniobiorcy, która jest związana z dwoma kwestiami: zleceniobiorca pozostaje w stałym stosunku zlecenia ze stroną procesu oraz wykazanie, że przedmiot zlecenia wchodzi w skład prowadzonej sprawy. Możliwość występowania w charakterze pełnomocnika ma przede wszystkim wynikać z funkcjonalnego związku pomiędzy konkretnym przedmiotem sprawy a tym czym zajmuje się dana osoba w ramach świadczonych usług. Według interpretacji obecnie nam przedstawianych warunki stosunku zlecenia będzie spełniać zarówno stały stosunek zlecenia, według Kodeksu cywilnego jak i też stosunku obligacyjne co do których stosuje się przepisy do zleceniu. Określa się w ten sposób czynności prawne, faktyczne i usługi. Przez stosunek zlecenia i zawartą umowę jakaś osoba zobowiązuje się do wykonywania na rzecz konkretnego podmiotu istotnych zadań. Przepisy o zleceniu odnoszą się także do umów, które będą zajmowały się świadczeniem usług. Kluczowe będzie tutaj określenie usługi, która na podstawie takiej umowy ma być wykonywana. Może tutaj dojść do określenia rodzajowego jak i też dokładnego określenia przedmiotowego. Sąd Najwyższy także zajmował się wykładnią pojęcia stały stosunek zlecenia a więc taki stosunek, który jest ugruntowany przez dłuższy czas i wiąże strony w sposób ścisły. Taką umowę najczęściej zawiera się na czas nieokreślony i ona będzie pozwalała na występowania jako pełnomocnik w konkretnych sprawach na rzecz wspólnoty. Sąd Najwyższy w swoim wyroku podkreślał, że nie można traktować jako podstawy reprezentowania w sądzie stałego stosunku zlecenia, który będzie obejmował jedynie interesy majątkowe i ich ochronę przed sądami w konkretnych sprawach. Taka sytuacja nie wyczerpuje bowiem znamion stałego stosunku zlecenia, które wcześniej były przedstawione. Taka czynność i ustanowienie takiego stosunku charakteryzowałoby się bowiem próbą obejścia przepisów prawa, które ograniczają możliwość ustanawiania pełnomocnika procesowego.
Taka umowa nie ma bowiem charakteru stałego stosunku zlecenia związanego z działalnością na rzecz wspólnoty. Ważnym pojęciem będzie tutaj przedmiot sprawy, a więc to czego dane postępowanie wszczynane przed sądem będzie dotyczyło. Jest to kwestia szczególnie istotna, ponieważ osoba, która ma być pełnomocnikiem powinna mieć związek z takim przedmiotem sprawy na podstawie wspominanego wcześniej stałego zlecenia. Tylko taka osoba, która jest powiązana z przedmiotem sprawy będzie mogła w sądzie występować. Wchodzi tutaj w grę zakres zlecenia dla danej osoby. Jeśli więc chodzi o reprezentowanie wspólnoty przez osobę, która nie jest zawodowym pełnomocnikiem mamy pewne ograniczenia, które trzeba brać pod uwagę związane z tym jakie zadania dla danej wspólnoty taka osoba już wykonuje.
